KOMVOR Central in Schmalkalden Meiningen

Um in Zeiten von Personaleinsparung dem Verwaltungsaufkommen gerecht zu werden und den
Verwaltungsaufwand zu minimieren, entschied sich der Landkreis Schmalkalden-Meiningen
für das Workflow- und Vorgangsbearbeitungssystem KOMVOR mit integrierter Dokumentenverwaltung.
Perspektiven sprach mit dem Fachdienstleiter Wasser- und Immissionsschutz Reinhard Raabe.


Perspektiven: Warum haben Sie sich für KOMVOR entschieden?

Raabe: Mit KOMVOR ist es uns möglich, Sach- und Verwaltungsdaten in einer Anwendung zu verbinden. Die Verwaltung wird effizienter, da eine gegenseitige Vertretung der Sachbearbeiter gewährleistet ist. Mit dem Modul Aktenverwaltung lassen sich alle Verwaltungsabläufe darstellen. Es besteht der große Vorteil, dass alle Sachverhalte in nur einer einzigen Anwendung behandelt werden. Jeder der mit einer der Fachanwendungen vertraut ist, findet sich problemlos in der Aktenverwaltung zurecht und umgekehrt.

Perspektiven: Ist das für Sie der erste Schritt zum eGovernment?

Raabe: Ja, wir sind so in der Lage den elektronischen Berichtspflichten an die EU und die Statistikbehörden nachzukommen. Ein weiterer Grund war zudem, dass die Module Anlagenverwaltung und Kleinkläranlagen als landesweite Lösungen für die Landratsämter vom Freistaat Thüringen beschafft wurden.

Perspektiven: Wie sind Sie in das KOMVOR-System eingestiegen?

Raabe: Begonnen haben wir mit der Einführung des Moduls VAwS und der Migration, sowie Überarbeitung der Datenbestände zu ungefähr 11.000 Anlagen. Hierdurch wurde eine einheitliche Datengrundlage für die weitere Arbeit geschaffen.

Perspektiven: Was war der nächste Schritt bei der Einführung?

Raabe: Als nächstes folgte die Anpassung der Vorgangsschemata und Formulare an die Bedürfnisse des Landratsamtes. Mit Unterstützung durch ihren Mitarbeiter Herrn Bahrenberg wurde im Rahmen von mehreren Organisationstagen der Vorgangsdurchlauf im gesamten Bereich eingerichtet und ausgiebig getestet. Den Abschluss des Einstiegs bildete eine Mitarbeiterschulung für VAwS und Kleinkläranlagen.

Perspektiven: Welche Probleme traten in der Einführungsphase des Systems auf?

Raabe: Probleme gab es im eigentlichen Sinn bei der Einführungsphase der Module VAwS, Kleinkläranlagen und der Aktenverwaltung in der Wasserbehörde nicht. In der Zeit zwischen 2005 und 2007 haben wir die Module an unsere Bedürfnisse angepasst, mit dem Anwendungsgenerator neue eigene Anwendungen entwickelt und in KOMVOR integriert, um unser Ziel, der zentralen Bearbeitung aller Vorgänge in der Wasserbehörde, zu erreichen.

Perspektiven: Hat sich das System in der Wasserbehörde inzwischen bewährt?

Raabe: Ja, nach erfolgreicher Einführung in der Wasserbehörde mit insgesamt acht Sachbearbeitern, bestand das nächste Ziel darin, KOMVOR in der gesamten Umweltverwaltung des Landratsamtes interdisziplinär einzusetzen.

Perspektiven: Sie sagten gerade bestand. Haben Sie das Ziel bereits erreicht?

Raabe: Derzeit wird KOMVOR in allen Fachdiensten der Umweltverwaltung im Bereich der Aktenverwaltung eingesetzt. Der Geschäftsbereich hat zurzeit für 32 Anwender KOMVOR eingerichtet. Im vergangenen Jahr bekamen zudem alle Sachbearbeiter eine Grundschulung in der Vorgangsverwaltung.

Perspektiven: Wie lange läuft die Einführungsphase der Aktenverwaltung schon?

Raabe: Seit Oktober 2008 werden alle Vorgänge zentral mit der Aktenverwaltung über die Geschäftsstelle erfasst und über die entsprechenden Fachdienstleiter an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Perspektiven: Vorhin sind Sie auf die Anpassung der Vorgangsschemata bzw. Workflows eingegangen. In welchem Maße finden die Vorgangsschema hier Anwendung?

Raabe: Der Schriftverkehr innerhalb der Umweltverwaltung, beispielsweise die Beteiligung der Naturschutzbehörde durch die Wasserbehörde erfolgt über entsprechende Vorgansschemata. Die Verfahren der Wasserbehörde werden bereits generell über KOMVOR abgewickelt und in den Bereichen Immissionsschutz, Naturschutz, Abfallwirtschaft und Bodenschutz ist die Testphase angelaufen.

Perspektiven: Welche Fachmodule sind bereits in der Anwendung?

Raabe: Die Fachmodule Wasserwirtschaft, Kleinkläranlagen, Anlagenverwaltung und Einleiterverwaltung sind in Anwendung bzw. teilweise noch im Testbetrieb. Im Bereich der Wasserbehörde bestehen ebenfalls einige selbst kreierte Anwendungen, die über den Generator erstellt wurden.

Perspektiven: Planen Sie den Einsatz weiterer Fachmodule?

Raabe: Ja, allerdings ist über die Anwendung weiterer Fachmodule noch nicht entschieden worden.

Perspektiven: Wie fällt Ihr Urteil zu dem derzeitigen Stand der Umsetzung aus?

Raabe: Nach Beginn der Testphase sind noch weitere Nachbesserungen an den einzelnen Vorgangsabläufen und Dokumenten notwendig. Die Fehler und Verbesserungen in den Schemata und Formularen machen sich am besten bei der täglichen Arbeit bemerkbar. Wünsche nach neuen Formularen und Änderungen im Verfahrensablauf bestehen natürlich immer wieder.

Perspektiven: Welchen Ausblick können Sie uns für den weiteren Verlauf geben?

Raabe: So unterschiedlich wie die Sachbearbeiter als Menschen sind, ist auch der Stand der Anwendungssicherheit. Bei einigen funktioniert fast alles reibungslos, bei anderen besteht noch Nachholbedarf. Wir werden sicherlich in Abständen Schulung der Sachbearbeiter durchführen lassen. Notwendig wird wohl auch ein weiterer Organisationstag sein. In jedem Fachdienst soll zudem ein „Administrator“ geschult werden, der speziell die Pflege und Weiterentwicklung der Vorgangsschemata und Formulare übernimmt.

Perspektiven: Wie geht es speziell in der Wasserbehörde weiter?

Raabe: Im Bereich der Wasserbehörde wird die Weiterentwicklung der Fachmodule Wasserwirtschaft und Einleiterverwaltung, sowie die Einführung des Fachmoduls Niederschlagswasser im Vordergrund stehen.